Štíhla administratíva

Dlhé čakanie na vybavenie stránky, na pošte, v čakárni u lekára. Omyly v úradných rozhodnutiach s nepríjemnými dôsledkami. Neskoré príchody či odchody vlakov. Nekonečné schvaľovacie procesy na schválenie banalít. Realita dneška? A čo s tým?

Štatút úradníka bol v minulosti vysoko cenený a pre mladé dievčatá bol štátny úradník vyhľadávaná partia... Dnes sa na úradníka mnohí pozerajú (neprávom) zhora. No akonáhle majú niečo vybaviť na úrade, zmenšia sa. Ako to môžete zmeniť?

Dôležitý je prístup.

Veľmi zjednodušene povedané dôvodom existencie úradov, obchodov, požičovní, kín, bánk … je samotný zákazník, klient. Aj pacient v nemocnici je zákazník. Spoločným menovateľom je, že tu ide o služby, odvodené od slovesa slúžiť.


Ako prvý krok zlepšenia služieb je zmena prístupu. Každý administratívny pracovník si preto potrebuje položiť otázku:

• Kto je môj zákazník? 
• Čo môj zákazník očakáva? 
• Čo má pre zákazníka hodnotu a čo považuje za samozrejmosť? 

                  V štíhlej administratíve sa pozeráme na každý proces očami zákazníka.

Hodnota

Zákazníkom je ten, kto má potrebu a zdroje. Potreba vyjadruje niečo, čo zákazník nemá, ale chce to. Vtedy má služba pre zákazníka hodnotu.


V štíhlych procesoch sa snažíme tvoriť alebo dodávať službu s pridanou hodnotou. Hodnotu pridávajú tie činnosti, za ktoré je zákazník ochotný zaplatiť, sú vytvorené na prvý krát a správne a dochádza k zmene stavu. To znamená, že napríklad spracovanie údajov a úradné potvrdenie na matrike je činnosť s pridanou hodnotou. Odoslanie registrácie z jednej pobočky na druhú hodnotu nepridáva. Ani archivácia či kontrola správnosti údajov.

Zameraním sa na činnosti, ktoré pridávajú hodnotu, zoštíhlime proces a naviac náš zákazník dostane vždy to, čo požaduje.

Plytvanie

Predstavte si, že sa ponáhľate na stretnutie. Cesta plynulo ubieha a zrazu... zúženie. Z troch pruhov, sú dva a potom jeden. Rýchlosť už je polovičná. Spomalíte a do cieľa sa dostanete neskôr. Prekážka - oprava vás spomalí a cieľ dosiahnete s oneskorením.

Prekážky v práci, nezmyselné obmedzenia, čakanie na schválenie, na kolegov. Hľadanie dokumentov, opravovanie procesných chýb…To všetko zvyšuje náklady a zároveň odďaluje od splnenia cieľa. Voláme to plytvanie.

V administratíve poznáme až 16 typov plytvania (vo výrobe rozlišujeme len 8 typov plytvania)

                Štíhla administratíva je administratíva bez plytvania - strát a prekážok.

Efektivita vs produktivita

V administratíve, či v štárnej alebo súkromnej, sa málo zaoberajú efektivitou. Väčšinou sa cení len produktivita, koľko toho stihli. A vlastne ani to nie, pozrite sa na naše dialnice.

 Efektivita je predovšetkým o porovnaní medzi tým, čo sa naozaj vykoná a tým čo sa môže vykonať.

Princíp ťahu

Skúsili ste niekedy tlačiť šnúrku. Že sa to nedá? Zmente smer pôsobenia, tlak na ťah, šnúrka sa ľahšie ovláda. Tak je to aj s prácou. Častokrát organizácie chŕlia služby, ktoré nikto nepožaduje. Namiesto toho sa zamerajte na to, čo zákazník či klient naozaj chce. Tu a práve teraz. Nemať rozpracovaných veľa úloh naraz.
                       Ťahový systém reguluje množstvo zásob a rozpracovanej práce.

Všetko má svoj čas a miesto

V práci trávime približne tretinu dňa. Aby ste tento čas a priestor využili čo najlepšie, je dôležité mať všetko správne zorganizované. Správne plánovanie času a následné doržiavanie nám zefektívni prácu. Poriadok na pracovisku zjednoduší pracovný život. Dôležité je prebratie zodpovednosti za vlastné, ale aj zdieľané priestory administratívy. Dochádza k zmene myslenia.

       Prehľadné, bezpečné a estetické pracovisko výrazne zjednoduší a zefektívni vašu prácu.

Nezastavujeme, žijeme non stop

Byť štíhly nie je jednorázová aktivita. Tak ako jedným tréningom vo fitku alebo polhodinovým behom v parku nebudete "zdraví". Je to životný štýl a ten sa robí každý deň. Pretože dnes platí niečo, čo zajtra môže byť už neaktuálne.
Štíhle administratívy žijú neustálym zlepšovaním (Kaizenom). Neustále zlepšujú po malých krokoch deň čo deň. Inovujú denne, skúšajú systematicky nové veci, princípy a keď fungujú, povýšia to na štandard. Ak je to potrebné, vedia sa prispôsobiť situácii, vždy však nezľavujú zo svojích základných hodnôt. 

Zmeny sa neustále dejú a štíhla organizácia sa dokáže prispôsobiť. A zdravo rásť. Po malých krokoch, každý deň.

...

V administratívnych procesoch je obrovský potenciál na zlepšenie. Odstránenie plytvania, zjednodušenie práce, pracovného miesta, vytvorenie rutín, ktoré nás posilňujú. To všetko sú jednotlivé diely skladačky. Skladačky, ktoré perfektne zapadajú do seba a spolu tvoria štíhlu administratívu.


Čo vám štíhlá administrativa prinesie?

• Úsporu nákladov 
• Zjednodušenie 
• Väčšiu transparentnosť 
• Lepšie reagovať na zmeny 
• Zvýšenie schopnosti plánovať 
• Zvýšenie spokojnosti klientov 
• Lepšiu kvalitu služieb 
• Lepšiu motiváciu zamestnancov 

Držím palce pri zoštíhlovaní.

Radi Vám pomôžeme s naštartovaním Vašej štíhlej prevádzky. Kontaktujte nás prostredníctvom e-mailu (kliknite na meno) alebo nám nechajte odkaz v komentári.

Prajem Vám krásny a úspešný deň.

Michal Červinka